Inhoudsopgave
Wat kan je doen met afdruk samenvoegen?
- Gepersonaliseerde e-mailberichten versturen met bijvoorbeeld de voornaam van de ontvanger.
- Gepersonaliseerde brieven maken met aangepaste namen of andere gegevens.
- Etiketten en enveloppen maken met op elk exemplaar een uniek adres.
Afdruk samenvoegen is een geautomatiseerd proces waarbij je niet elk document manueel typt, maar gegevens uit een database haalt.
Adressen en samenvoegvelden
Je werkt met twee belangrijke onderdelen:
- Database/lijst/brongegevens: een bestand met gegevens, bijvoorbeeld een Excel-sheet met kolommen zoals Voornaam en Product.
- Samenvoegvelden: de kolommen uit je database die je in je document invoegt om te personaliseren, bijvoorbeeld
<<Voornaam>>.
Afdruk samenvoegen starten voor een brief
- Ga naar de tab Verzendlijsten en klik op Afdruk samenvoegen starten. Kies Brieven.
- Kies onder Adressen selecteren voor Bestaande lijst gebruiken en open je Excelbestand met de data.
- Je data is nu geladen en klaar om te gebruiken.
Velden invoegen in je brief
Typ je brief normaal. Op plaatsen waar je wil personaliseren, klik je in de groep Velden beschrijven en invoegen op Samenvoegvelden invoegen en kies je het juiste veld, zoals Voornaam.
Je ziet dan iets als <<Voornaam>> in je tekst, dat straks automatisch vervangen wordt door de echte namen.
Resultaat bekijken en samenvoegen voltooien
Klik op Voorbeeld van het resultaat om te zien hoe de brieven eruitzien met echte data. Met de pijltjes navigeer je door de verschillende brieven.
Is alles OK? Klik rechts in de groep op Voltooien en samenvoegen en kies:
- Afzonderlijke documenten bewerken: alle brieven worden samengevoegd in één nieuw document, ideaal om nog te controleren.
- Documenten afdrukken: meteen afdrukken zonder eerst te controleren.
- E-mailberichten verzenden: verstuur gepersonaliseerde mails als je ook een e-mailveld hebt.
Velden en blokken gebruiken
Je kan kant-en-klare blokken invoegen, zoals een volledig Adresblok, dat meerdere velden tegelijk toevoegt.
Als je database kolomnamen niet standaard zijn (bijvoorbeeld V-naam in plaats van Voornaam), kan je in Word de optie Velden vergelijken gebruiken om dit aan te passen.
Tip
Experimenteer rustig, zo leer je afdruk samenvoegen snel onder de knie krijgen. Het bespaart je enorm veel tijd bij gepersonaliseerde documenten.
