Geldigheid van Europese BTW-nummers controleren via VIES
Europa heeft een systeem (VIES, of VAT Information Exchange System genaamd) waarmee verbinding wordt gemaakt met de nationale databanken van de lidstaten. Zo kan je via één formulier de correctheid van alle Europese BTW-nummers of ondernemingnummers controleren.
Let wel: VIES is geen databank op zich, het is een systeem dat zelf zoekt in de nationale databanken. Als er dus een fout zit in de nationale databank, dan wordt die fout dus ook doorgegeven aan VIES. Dat heeft ook impact op de bedrijfsgegevens die je te zien krijgt: in het ene land wordt meer informatie over het bedrijf vrijgegeven dan in het andere land.
Hoe zoeken in VIES?
Eigenlijk gaat dat gemakkelijk:
- Open https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=nl
- Selecteer bovenaan de lidstaat van het nummer dat je wil nakijken.
- Typ vervolgens het BTW- of ondernemingsnummer in. Hoe dat eruit ziet, hangt af van land tot land. Voor België heb je bijvoorbeeld een reeks van 10 cijfers, voor Nederland een reeks van 12 tekens (vooral cijfers) etc.
Let erop dat je de landcode (BE voor België, NL voor Nederland etc.) niet moet herhalen, en zorg ervoor dat je tussen de tekens geen puntjes typt. - Vervolgens zie je of het ingetypte nummer echt bestaat. In sommige gevallen zie je ook nog extra gegevens.
Hoe zoek je een BTW-nummer in Nederland?
In Nederland is de situatie anders dan in België. Bedrijven kunnen er een KVK-nummer hebben (een soort van ondernemingsnummer), en een ander BTW-nummer, als ze BTW-plichtig zijn. Zoals je waarschijnlijk weet is het Belgisch BTW-nummer daarentegen gelijk aan BE + het ondernemingsnummer.
Opzoekingen ivm. het KVK-nummer in Nederland zijn gemakkelijk. Op de officiële site https://www.kvk.nl zoek je eenvoudig welk KVK-nummer bij welk bedrijf hoort, of zoek je nummers op.
Opzoekingen ivm. het BTW-nummer in Nederland, dat is een ander paar mouwen. Je kan in Nederland niet zoals in België het BTW-nummer opzoeken voor een bepaald bedrijf. Je moet die data van het bedrijf zelf krijgen. Je kan het nummer waarschijnlijk gewoon vragen, en anders kijk je op de facturen, op de website of in andere publicaties.
Omgekeerd kan het natuurlijk via VIES: als je al een BTW-nummer weet, kan je – zoals hierboven beschreven – via VIES de geldigheid controleren. Je krijgt dan meestal ook de bedrijfsnaam en het adres te zien. Maar dat is iets anders dan het nummer zelf zoeken.
Hoe zoek je een BTW-nummer in Duitsland?
Ook in Duitsland is de naamverwarring groot. Er bestaan verschillende types nummers, die op elkaar lijken. Zo bestaat er enerzijds het zogenaamde Steurnummer (een soort van tax nummer voor o.a. freelancers dat uit een reeks cijfers bestaat) en anderzijds het zogenaamde Umsatzsteuer-Identifikationsnummer of USt-ID (een BTW-nummer dat begint met de letters DE en dan een cijferreeks).
Wanneer je internationaal handelt met een Duits bedrijf, heb je dat laatste nummer (USt-ID) nodig.
Voorzover we weten bestaat er in Duitsland echter geen database om de nummers van bedrijven op te zoeken. Om de geldigheid te checken ben je dus opnieuw op VIES aangewezen.
Als je het nummer zelf wil te weten komen, vraag je het aan het Duitse bedrijf zelf, kijk je op de factuur of bekijk je de website. Op Duitse bedrijfswebsites vind je altijd (verplicht) ergens een sectie met de naam “Impressum”. Hierin wordt alle bedrijfsinformatie netjes opgesomd.
Hoe zoek je een BTW-nummer in Frankrijk?
In Frankrijk heet het BTW-nummer het numéro de TVA. Ben je op zoek naar een soort van ondernemingsnummer of KVK-nummer? Dan heb je het SIREN-nummer nodig (9 cijfers). Dat SIREN-nummer is de basis van het zogenaamde SIRET-vestigingsnummer (zo opgebouwd: SIRET = SIREN + 5 extra cijfers).
- Het SIREN-nummer kan je in de SIRENE-database vinden. Je kan zoeken op nummer, of op de bedrijfsnaam. Je vindt meteen extra bedrijfsgegevens. Je ziet het SIRET-nummer staat van de hoofdzetel, en je bekomt het SIREN-nummer door de 5 laatste cijfers weg te laten.
- Het TVA-nummer is gebaseerd op het SIREN-nummer. Er bestaan dan ook omzetmodules om het TVA-nummer te ontdekken. Dat doe je bijv. hier: https://www.l-expert-comptable.com/calculateurs/trouver-le-numero-de-tva-intracommunautaire-partir-de-votre-numero-de-siren.html
