Home » Cursus Microsoft Excel » Gegevensvalidatie met Microsoft Excel (28/32)

Gegevensvalidatie met Microsoft Excel (28/32)

Wat is gegevensvalidatie? Hoe beperk je de invoer in cellen? Hoe voorzie je een keuzelijstje in je cellen?

Standaard laat Microsoft Excel alles toe in een cel. Heb jij zin om "ldjjqksdj" in te geven in een cel? Dat kan. :-) Maar de toegestane input kan je beperken. Dat doe je met gegevensvalidatie. Dat is een handige optie om ervoor te zorgen dat je Excel-bestanden zuiver blijven.

Wat is gegevensvalidatie?

Gegevensvalidatie is een instelling die je maakt per cel (het kan natuurlijk ook sneller door een bereik met meerdere cellen tegelijk gegevensvalidatie te geven) die ervoor zorgt dat niet langer alle input in de cel zomaar wordt geaccepteerd.

Je kan ofwel de louter een waarschuwing geven (“Oei, kijk je ingetypte gegevens nog eens na, dit klopt niet”) ofwel de input echt onmogelijk maken (“Oei, in deze cel mag je deze gegevens niet ingeven. Ik stop tot je dit aanpast”).

In B2 is gegevensvalidatie ingesteld waardoor je enkel gehele waarden kan ingeven, geen kommagetallen.

Waarom zou je gegevensvalidatie toepassen?

De voornaamste reden is dat je databestand veel eenduidiger wordt. Je voorkomt fouten bij de data-input. Een komma teveel, een letter fout, etc. Die dingen gebeuren, maar ze kunnen je gegevens erg vervuilen.

Daarnaast kan je de validatie ook zo instellen dat de input sneller kan gaan. Hieronder zul je bijvoorbeeld ontdekken hoe je data kan ingeven met een keuzelijstje in plaats van alles telkens opnieuw te typen.

Gegevensvalidatie toevoegen aan cellen

Stel dat we ervoor willen zorgen dat in kolom B alleen maar gehele getallen (dus geen kommagetallen) van 0 tot 10 kunnen ingegeven worden.

We beginnen dan met een goede selectie, net zoals selecteren ook belangrijk was bij het instellen van voorwaardelijke opmaak. Je selecteert dus eerst die cellen waaraan je de gegevensvalidatie wil toevoegen.

Vervolgens klik je op de tab gegevens op de knop gegevensvalidatie in de groep hulpmiddelen voor gegevens. Daarna kies je nogmaals voor gegevensvalidatie.

Je ziet nu bij toestaan de verschillende mogelijkheden voor gegevensvalidatie, o.a:

  • geheel getal: enkel gehele getallen tussen een minimum en maximum toestaan.
  • decimaal getal: enkel decimale getallen tussen een minimum en maximum toestaan.
  • lijst: een vaste keuze geven tussen een aantal mogelijkheden, daarover lees je straks nog meer.
  • datum: een datum tussen een startdatum en een einddatum toestaan.
  • tijd: een tijdstip tussen een starttijdstip en een eindtijdstip toestaan
  • lengte tekst: enkel een bepaalde lengte van input toestaan, bijvoorbeeld tussen 3 en 5 tekens

In ons voorbeeld kiezen we dus voor geheel getallen met minimum 1 en maximum 10.

We voegen gegevensvalidatie toe aan de cellen in kolom B.

Op de tab invoerbericht plaats je een boodschap die getoond wordt wanneer een cel met gegevensvalidatie geselecteerd wordt.

Op de tab foutmelding bepaal je wat er gebeurt als er gegevens worden ingegeven die niet voldaan aan je validatiecriterium. Van een harde stop tot meer zachte info. Info kan je als ingever negeren, terwijl bij stop foute data-ingave echt onmogelijk wordt gemaakt.

Je bepaalt hier ook de melding die de gebruiker te zien krijgt wanneer zij of hij “foute” data wil ingeven.

Alles ingesteld? Dan moet je maar eens proberen foute data in te geven. Je zal de melding zien verschijnen die je waarschuwt.

Gegevensvalidatie aanpassen of verwijderen

Wil je de gegevensvalidatie aanpassen of verwijderen? Dan is het eerst belangrijk dat je de cellen aanduidt waaraan de gegevensvalidatie werd toegevoegd.

Als je de gegevensvalidatie overal wil wissen is het gemakkelijk: selecteer alle cellen (via bijvoorbeeld de sneltoets ctrl a), open opnieuw gegevensvalidatie op de tab gegevens en klik daar op alles wissen.

Maar als je maar een klein deeltje gegevensvalidatie wil wissen of de gegevensvalidatie wil aanpassen, dan selecteer je beter nauwkeuriger. Klik dan eerst op de tab start op zoeken en selecteren in de groep bewerken en kies voor gegevensvalidatie. Alles cellen met gegevensvalidatie worden nu geselecteerd.

Vervolgens selecteer je die cellen waarvoor je de validatie wil wijzigen, en daarna klik je door naar gegevensvalidatie op de tab gegevens. Doe daar je aanpassingen, of kies voor “alles wissen” als je de gegevensvalidatie wil verwijderen.

Gegevensvalidatie met lijst (keuzelijst)

Dit is een populair gebruik van validatie: je kan er de invoer van gegevens mee vergemakkelijken door gebruikers te laten invoeren met een keuzelijstje. De gebruiker moet dan zelf niet langer typen, maar kan gewoon een waarde als input kiezen.

Bekijk het voorbeeld hieronder.

Wanneer je een cel selecteert in kolom A verschijnt een leuzelijstje.

Handig? Zeker.

Stel dat je in kolom A de gebruiker een lijstje wil voorschotelen dat bestaat uit de namen van verkopers.

We doen dat door eerst alle cellen te selecteren waaraan we de gegevensvalidatie willen toevoegen. In mijn voorbeeld is dat van A2:A6. Vervolgens klikken we op de knop gegevensvalidatie op de tab gegevens.

Kies bij validatiecriterium voor lijst. Het is nu de bedoeling dat je bij bron aangeeft welke waarden je in je lijstje wil opnemen. Je zou die bron kunnen invullen door op een bereik te klikken waarin de mogelijkheden zijn opgenomen (in ons voorbeeld: 4 cellen met Piet, Gerda, Noor of Mo), of je kan daar gewoon de mogelijkheden typen, gescheiden met een puntkomma (;).

Ik kies voor dat laatste.

Klik daarna nog even door, en vervolgens verschijnt je lijstje wanneer je een cel in het bereik met gegevensvalidatie selecteert.

Moeilijk? Nee!

Hieronder doe ik het eens helemaal voor.

Zo’n lijstje is echt handig wanneer je gegevens wil ingeven.

Office-toepassingen

Cursus MS Excel

Cursus MS Word

Cursus MS PowerPoint

Cursus MS Outlook

Cursus MS Access

Grafische programma's

Basiscursus Adobe Photoshop

Basiscursus GIMP

Basiscursus Adobe Lightroom

Mobiel

Cursus Android smartphones

Bedrijfstoepassingen

Cursus Google Analytics

Cursus Google Ads

Cursus SEO

Cursus Wordpress