Home » Cursus Microsoft Excel » Werken met draaitabellen (25/32)

Werken met draaitabellen (25/32)

Wat is een draaitabel? Hoe voeg je ze in en hoe gebruik je ze?

Draaitabellen. Dat woord doet menig beginnen Microsoft Excel gebruiker sidderen, maar dat is eigenlijk onterecht. Het is een hele mooie functionaliteit die niet complex hoeft te zijn. Op deze pagina introduceer ik je zo eenvoudig mogelijk in een paar basismogelijkheden van draaitabellen.

Wat is een draaitabel eigenlijk?

Een draaitabel is een interactieve weergave op je data waarmee je gemakkelijk filtert en sorteert, groepeert en data samenvat.

Het woordje interactief is belangrijk. Je kan je draaitabel door klikken en slepen helemaal veranderen (“draaien“) zonder je echte brongegevens aan te passen.

Draaitabel invoegen en draaitabelvelden

De draaitabel invoegen, dat is meestal niet zo moeilijk. Als je data proper in Excel zitten (lees: zonder lege rijen en met kolomkoppen die duidelijk maken wat in een kolom staat), kan je gewoon in een cel klikken en dan de draaitabel invoegen bij draaitabel op de tab invoegen in de groep tabellen.

Vervolgens zou je moeten zien dat al je data geselecteerd worden. Je kan natuurlijk ook manueel eerst de juiste selectie maken.

Vervolgens opent er een venster waar je het bereik nogmaals kan nakijken. Vervolgens selecteer je of de draaitabel in een apart werkblad getoond moet worden of de tabel in een bestaand werkblad moet komen.

Klik nog even door, en daar komt je draaitabel!

Ik voeg een nieuwe draaitabel in. Merk op hoe je standaard kiest om de draaitabel op een nieuw werkblad in te voegen, bij mij heet dat hier nu Blad10.

Standaard is er natuurlijk nog niet veel te zien. je moet nog duidelijk maken welke gegevens je in je draaitabel wil weergeven, op welke manier.

Dat doe je helemaal rechts op je scherm. Je ziet nu een extra venster met draaitabelvelden. (Moest je dit venster per ongeluk sluiten, je vindt het terug door in je draaitabel te klikken en dan op de tab draaitabel analyseren te klikken op lijst met velden in de groep weergeven.

Het is nu de bedoeling dat je de velden die bovenaan in dat venster staan (met de vinkjes) sleept naar een van de 4 draaitabellocaties.

Sleep nu bijvoorbeeld verkoper eens naar rijen. Je ziet nu onder elkaar de 2 verkoper staan.

Sleep nu de verkoopprijs eens naar de waarden. Automatisch wordt de som van de verkoop berekend per verkoper.

Wanneer je nu het klanttype versleept naar de kolommen, zie je per verkoper en per type klant de verkoop.

je moet gewoon klikken en slepen.

Gelukt? Fijn. Hieronder werken we dat verder uit.

Getallen opmaken in een draaitabel (afronden)

Je kan instellen hoe de waarden in je draaitabel worden weergegeven. Net zoals je dat met alle cellen kan doen.

In het voorbeeld hieronder zie je bijvoorbeeld kommagetallen, een €-teken en duizendtalscheidingstekens.

Als je nu in het venster draaitabelvelden klikt op het pijltje naast de waarden, krijg je een menu te zien waarin je onderaan kan kiezen voor waardeveldinstellingen.

Klik onderaan door op getalnotatie om de opmaak in te stellen. Ik kies bijvoorbeeld voor een financiële notatie.

Met de waardeveldinstellingen bepaal je hoe je data getoond worden in de draaitabel.

Zo stel je altijd de opmaak in je tabel in naar wens.

Rijlabels en kolomlabels

In het voorbeeld hierboven plaatsen we de verkoper in de rijen en het klanttype in de kolommen. Versleep nu het veld klanttype eens naar de rijen. Je ziet dat je tabel ineens anders wordt opgemaakt.

Het klanttype is nu een subniveau van de verkoper.

Je ziet nu per verkoper de verkoop per klanttype. Met het minteken kan je een verkoper dichtklappen of openklappen. Je kan dat sneller met alle verkopers doen door op de tab draaitabel analyseren in de groep actief veld te kiezen voor veld uitvouwen of veld samenvouwen.

Let erop dat de volgorde waarin je velden plaatst binnen de kolommen of rijen belangrijk is. Verander maar eens de volgorde van verkopers en klanttype.

Nu is de verkoper een subniveau van het klanttype

Rekenen met waarden in de draaitabel

Standaard werd de som genomen van de verkoopprijzen per verkoper en per product. Maar dat kan je aanpassen.

Stel dat je niet de totale verkoopprijs wil weten, maar wel het aantal verkopen per verkoper en klanttype. Klik daarvoor op het pijltje naast het veld met de verkoopprijzen bij de waarden en kies voor waardeveldinstellingen.

Kies in plaats van de som nu het aantal, en merk op dat de waarden nu anders worden weergegeven.

Ik verander meteen ook even de getalnotatie, want een aantal druk je natuurlijk niet uit in €

Waarden in een draaitabel weergeven als een percentage.

Standaard worden de waarden weergegeven als absolute getallen. Maar wist je dat je die waarden in de draaitabel ook kan weergeven als percentages? Ga daarvoor opnieuw naar de waardeveldinstellingen en klik op waarden weergeven als.

Vervolgens kies je daar iets bij de berekening, bijvoorbeeld weergeven als percentage van het eindtotaal.

Verander de absolute getallen in percentages

Je ziet nu per klanttype per verkoper de bijdrage van de verkoop aan de totale verkoopprijs.

Subtotalen en eindtotalen

Je kan in de draaitabel eindtotalen en subtotalen weergeven. Dat doe je heel eenvoudig op de tab ontwerpen. Helemaal links zie je de knopjes voor eindtotalen en subtotalen.

Hiermee toon je niet langer de eindtotalen

Rapportfilter en aparte werkbladen per item (op meerdere “tabbladen”)

In het venster met draaitabelvelden is nog een vak beschikbaar wat ik nog niet heb uitgelegd. Dat is het vak filters.

Sleep het veld klanttype eens naar deze filter. Je ziet nu dat je boven de draaitabel een filter krijgt waarmee je types klanten kan selecteren. Handig!

Met deze draaitabelfilter voeg je bovenaan de tabel een filteroptie toe

Microsoft Excel biedt nog een leuke optie aan: je kan al de draaitabellen voor de individuele gevallen van de filter (in het voorbeeld: voor elk product) op een apart werkblad zetten. Je krijgt dan in het voorbeeld evenveel werkbladen als er klanttypes zijn, met telkens de specifieke draaitabel voor dat product.

Dat doe je door in de draaitabel te klikken en vervolgens op de tab draaitabel analyseren links op het pijltje naast opties te klikken. Kies voor rapportfilterpagina’s weergeven , kies je filter (er is er maar 1beschikbaar als je maar op 1 veld filtert) en bevestig met OK.

Deze optie plaatst elk geval van de filter op een apart werkblad.

Je krijgt nu aparte werkbladen per filteritem.

Sorteren en filteren in de draaitabel (ook top 10)

Je kan eenvoudig sorteren en filteren in de draaitabel. Dat doe je door in de tabel op het pijltje te klikken naast het kolomlabel of rijlabel waarin je wil sorteren of filteren.

De sorteeropties (A tot Z of Z tot A) staan bovenaan. Je zou de verkopers bijv. alfabetisch kunnen sorteren (van A naar Z).

Wil je ze sorteren op basis van hun verkoop, dan heb je meer sorteeropties nodig. Kies dan bij aflopend voor het veld waarop je wil sorteren, dus bijv. op de Som van de verkoopprijs.

Bij meer sorteeropties kan je sorteren op de andere waarden in de tabel

Naast sorteren kan je natuurlijk ook filteren.

Die optie vind je ook terug door op het pijltje te klikken naast rijlabels of kolomlabels.

  • labelfilter: dit filtert op basis van de items die in het veld zelf voorkomen. Je kan zo bijvoorbeeld alleen de verkopers tonen van wie de naam met een J begint.
  • waardefilter: hier filter je items van het veld op basis van hun waarden. Zo kan je enkel die verkopers overhouden met een totale verkoop hoger dan € 500.

Zie je het subtiele verschil tussen wat hierboven staat?

Een filter die enkel de verkopers overhoudt met een omzet van meer dan €7.000. Daarna wordt deze filter opnieuw gewist

Een interessante specifieke waardefilter is de top X-filter. Daarmee zou je bijvoorbeeld een top 3 (of top 5 of top 10 …) kunnen maken van verkopers.

Met deze filter maak je een top 3 van de verkopers

Slicer gebruiken in een draaitabel

Een slicer is een handig te bedienen filter waarmee je de draaitabel snel kan filteren. Op de tab draaitabel analyseren moet je in de groep filter op slicer invoegen klikken om er eentje in te voegen.

Kies vervolgens wat je als filter wil gebruiken. Ik kies voor bijv. klanttype. De slicer verschijnt en je kan filteren door producten aan te klikken. Meerdere items selecteer je door ctrl ingedrukt te houden.

Er wordt een slicer ingevoegd waarmee je gemakkelijk op klanttype kan filteren

Groeperen in de draaitabel

De velden in je draaitabel kan je ook groeperen om nog beter te kunnen analyseren. Dat kan soms automatisch.

Ik heb bijvoorbeeld aan mijn data een kolom met datums toegevoegd, en mijn draaitabel uitgebreid met deze kolom (zie hieronder voor uitleg over hoe dat moet).

In kolom E werd de datum toegevoegd.

Wanneer je nu een datum in de draaitabel aanklikt en vervolgens op de tab draaitabel analyseren in de groep groep op groeperen klikt, dan zie je daar verschillende opties om te groeperen. Dat kan bijvoorbeeld per kwartaal, per maand, per jaar, etc.

In plaats van te groeperen per dag groeperen we nu per jaar

Manueel groeperen kan ook. Stel dat je bijvoorbeeld 2 verkopers wil groeperen. Dan selecteer je ze tegelijk in de draaitabel, en vervolgens klik je op groeperen.

Gegevens in de draaitabel vernieuwen en draaitabel aanpassen

Belangrijk: wanneer je brondata wijzigen, verandert je draaitabel niet automatisch mee. Je moet in de draaitabel klikken en dan op de tab draaitabel analyseren in de groep gegevens klikken op vernieuwen.

Wil je het bereik van je draaitabel aanpassen, dan klik je op draaitabel analyseren en vervolgens op andere gegevensbron.

Met dit venster kan je andere data gebruiken als gegevensbron voor je draaitabel

Gegevens van een cel in detail bekijken (dubbelklikken)

Tot slot nog een weetje: wanneer je dubbelklikt in een cel met waarden in de draaitabel opent op een nieuw werkblad een tabel (een gewone tabel deze keer, geen draaitabel) met daarin alle gegevens die de cel waarop je dubbelklikte gebruikt.

Probeer dat maar eens!

Office-toepassingen

Cursus MS Excel

Cursus MS Word

Cursus MS PowerPoint

Cursus MS Outlook

Cursus MS Access

Grafische programma's

Basiscursus Adobe Photoshop

Basiscursus GIMP

Basiscursus Adobe Lightroom

Mobiel

Cursus Android smartphones

Bedrijfstoepassingen

Cursus Google Analytics

Cursus Google Ads

Cursus SEO

Cursus Wordpress