Inhoudsopgave
- Kiezen wat je wil afdrukken: afdrukbereik bepalen
- Zie vooraf wat je gaat afdrukken
- Kolomkoppen herhalen bovenaan elke afgedrukte pagina
- Afdrukken op 1 pagina (of je afdruk op een andere manier passend maken) en liggend afdrukken
- Rasterlijnen (niet) afdrukken
- Formules afdrukken in plaats van de uitkomsten
- Opmerkingen mee afdrukken
- Kopteksten en voetteksten toevoegen aan je afdruk
Kiezen wat je wil afdrukken: afdrukbereik bepalen
Standaard drukt Microsoft Excel alles af wat op je werkblad te zien is. Vaak wil je echter maar een deel afdrukken.
Stel dat je bijv. onderstaand bestand wil afdrukken.
Als je nu kijkt bij bestand en dan afdrukken dan zie je dat standaard alles wordt afgedrukt, in dit geval op 4 pagina’s. Niet alleen zijn er meer pagina’s nodig omdat er te veel rijen staan, maar de inhoud in kolom J staat ook te ver naar rechts en past daarom niet op het blad met kolommen A en B.
Gelukkig moet je niet altijd alles af te drukken. Je kan gelukkig papier besparen. 🙂
Dat doe je door vooraleer je afdrukt een afdrukbereik te bepalen. Selecteer daarvoor eerst alles wat je wil afdrukken. Klik vervolgens op de tab pagina-indeling op afdrukbereik > afdrukbereik bepalen in de groep pagina-instelling.
Wat je wil afdrukken wordt nu gemarkeerd met een lijntje. Wanneer je afdrukt zie je dat enkel dat gebied wordt afgedrukt.
Zie vooraf wat je gaat afdrukken
Wanneer je gewoon in Excel werkt, heb je geen goed zicht op hoe je afdruk er zal uitzien. Dat kan je oplossen door op de tab beeld te kiezen voor een andere weergave. In de groep werkmapweergaven kies je bijvoorbeeld voor paginaeindevoorbeeld of paginaindeling.
Die weergaven maken veel beter duidelijk hoe je afdruk er zal uitzien
Kolomkoppen herhalen bovenaan elke afgedrukte pagina
Wanneer je veel gegevens af te drukken hebt over verschillende pagina’s, is het handig wanneer op elk blad de kolomkop herhaald wordt. Heb je al eens iemand zien sukkelen om te ontdekken wat er ook al weer in kolom 8 stond, op pagina 21 van zijn of haar afdruk? Dat voorkom je met deze optie. (Tussen haakjes: zie je de gelijkenis met Deel 10: Rijen en kolommen blokkeren of vastzetten?)
Klik op de tab pagina-indeling op afdruktitels in de groep pagina-instelling.
Vervolgens opent een venster waarmee je heel veel mogelijkheden hebt voor afdrukken. De optie die we hier zoeken staat bij afdruktitels. Je kiest er welke rijen of welke kolommen op elk afdrukpagina herhaald worden.
Klik op het pijltje rechts naast het veld en klik vervolgens op de rijen of kolommen die je op elke pagina wil afdrukken. Bevestig met OK.
De kolommen of rijen worden nu herhaald. Druk maar eens af of kies bij beeld een andere weergave.
Afdrukken op 1 pagina (of je afdruk op een andere manier passend maken) en liggend afdrukken
Er bestaat een handige functie waarmee je de werkmap kan schalen (kleiner weergeven) zodat ze mooi op 1 pagina past wanneer je afdrukt.
Wanneer dat een te kleine (onleesbare) paginainhoud oplevert, kan je er ook voor kiezen om alleen de breedte of alleen de lengte passend op 1 pagina te maken. Je krijgt dan nog altijd meerdere afdrukpagina’s, maar de breedte of de lengte passen dan tenminste op 1 pagina.
Zeker wanneer je ervoor kiest om kolomkoppen te herhalen bovenaan elke pagina, is dat een slimme optie.
Je vindt ze op de tab pagina-indeling in de groep aanpassen aan pagina. Je kan de breedte en de hoogte schalen naar 1 pagina, of je doet dat voor 1 van beide instellingen.
Op diezelfde tab vind je overigens ook de optie om liggend af te drukken. Dat is handig, want het zorgt ervoor dat er meer kolommen op je blad passen. Kijk in de groep pagina-instelling bij afdrukstand.
Rasterlijnen (niet) afdrukken
Standaard worden de rasterlijnen (dat zijn de lijntjes tussen de cellen) niet afgedrukt. Op de tab pagina-indeling vind je in de groep werkbladopties een vinkje waarmee je ze wél kan afdrukken (vink afdrukken aan onder rasterlijnen).
Formules afdrukken in plaats van de uitkomsten
Wil je overleggen met je collega over de inhoud van een excelbestand? Dan kan het soms nuttig zijn om de formules af te drukken in plaats van de uitkomsten.
Wat je dan eerst moet doen is de formules zichtbaar maken in plaats van de uitkomsten. Dat doe je op de tab formules in de groep formules controleren. Kies voor formules weergeven. Nu worden de formules getoond in plaats van de uitkomsten. Je kan dat hier ook gewoon uitschakelen door nog een keertje op formules weergeven te klikken.
Wanneer je nu gewoon afdrukt (bij bestand) worden de formules geprint.
Tussen haakjes: als je dan toch gaat overleggen over een bestand is het een goed idee om ook de kolomletters en rijnummers af te printen. Dan zie je beter over welke cel je spreekt.
Dat doe je door op de tab pagina-indeling in de groep werkbladopties onder koppen te kiezen voor afdrukken.
Opmerkingen mee afdrukken
Heb je opmerkingen toegevoegd aan cellen? Dan kan je die mee afprinten.
Dat doe je door op de tab pagina-indeling het dialoogvenster van paginainstelling te openen en te klikken op de tab blad. Bij opmerkingen en notities kan je selecteren dat deze op het einde van het document worden weergegeven.
Kopteksten en voetteksten toevoegen aan je afdruk
Wil je bovenaan of onderaan je afdruk extra items toevoegen (bijv. een paginanummer of een titel), dan doe je dat met kopteksten en voetteksten.
Je voegt ze in op de tab invoegen en dan koptekst en voettekst in de groep tekst.
Je ziet nu bovenaan elk blad 3 vakken waar je tekst kan typen of items kan invoegen.
Op de tab koptekst en voettekst vind je wat je kan invoegen in de koptekst of voettekst (bijv. een paginanummer, een datum, de bestandsnaam, etc.)